Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Palvelussa käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä on Pyylahti Oy, y-tunnus 2989204-9, Katajanokanlaituri 5 L 3, 00160 Helsinki.

Henkilötietojasi koskevissa kysymyksissä ja pyynnöissä ota yhteyttä: info@pyylahti.fi.

Mitä tietoja käsittelemme

Tilitiedot: nimesi, sähköpostiosoitteesi, kielivalintasi, käyttäjäroolisi ja yritys, johon kuulut. Salasanasi tallennetaan vain kryptografisena tiivisteenä.

Kirjautumis- ja istuntotiedot: kun kirjaudut sisään, vahvistat henkilöllisyytesi tai kirjaudut ulos — sekä kun kirjautuminen epäonnistuu tai salasanan palautusta pyydetään — Palvelun tietoturvalokiin tallennetaan ajankohta ja IP-osoite, josta pyyntö tuli. Jokaisesta aktiivisesta istunnosta säilytämme lisäksi laitetyypin, sovelluksen version ja IP-osoitteen, josta istuntoa on viimeksi käytetty, jotta sinä ja ylläpitäjäsi näette, millä laitteilla tilillesi on kirjauduttu, ja voitte kirjata yksittäisen laitteen ulos.

Käyttötapahtumat: Palvelussa tekemäsi pakkausten rekisteröinnit, siirrot, koodien skannaukset ja inventaariotoimet tallennetaan yhdessä käyttäjätilisi, aikaleiman ja laitetunnisteen kanssa. Tämä historia on jäljitettävyyspalvelun ydintoiminto.

Yhteyshenkilötiedot: ylläpitäjät voivat tallentaa yritysten yhteyshenkilöiden nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja tehtävänimikkeen.

Tukiviestit: kun otat yhteyttä tukeen Palvelun kautta, tallennamme nimesi, sähköpostiosoitteesi ja viestin.

Lähetetyt ilmoitukset: Palvelun lähettämät sähköpostit (esimerkiksi tilausilmoitukset ja tilin aktivointilinkit) kirjataan vastaanottajineen, otsikoineen ja sisältöineen.

Push-ilmoitukset: jos sallit ilmoitukset puhelinsovelluksessa, tallennamme puhelimen push-osoitteen (puhelimen ilmoituspalvelun antama tunniste) siihen kirjautumiseen liitettynä, jolla se rekisteröitiin, sekä sovelluksessa tekemäsi ilmoitusvalinnat. Push-osoite poistetaan, kun kirjaudut ulos, poistat ilmoitukset käytöstä tai poistat sovelluksen.

Käyttö- ja diagnostiikkatiedot: sovellusten luotettavuuden ylläpitämiseksi keräämme ensimmäisen osapuolen telemetriaa — mitä näyttöjä ja toimintoja käytetään, sovelluksen version, alustan ja kielen sekä automaattiset virheraportit (mukaan lukien pinojäljet ja tekninen konteksti), kun jokin epäonnistuu. Tieto liitetään tiliisi ja laitteeseesi pseudonymisoidussa muodossa, eikä sitä koskaan käytetä markkinointiin tai profilointiin.

Miksi käsittelemme tietoja (oikeusperusteet)

Palvelun tarjoaminen ja käyttäjätilien hallinta — sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutettu etumme palvella asiakasyrityksiämme.

Pakkausten luotettavan jäljitys- ja tapahtumahistorian ylläpito — oikeutettu etumme sekä seurattaviin tuotteisiin liittyvät jäljitettävyysvelvoitteet.

Tilien tietoturva (istunnonhallinta, kirjautumisten tietoturvaloki IP-osoitteineen, salasanan palautuslinkit, käytön rajoittaminen) sekä mahdollisuutesi tarkastella ja kirjata ulos tilillesi kirjautuneet laitteet — oikeutettu etu.

Tukipyyntöihin vastaaminen — oikeutettu etu.

Sallimiesi push-ilmoitusten lähettäminen — sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutettu etu. Voit poistaa kunkin ilmoitustyypin käytöstä tai näyttää vain yleisen tekstin sovelluksen asetuksissa, ja poistaa kaikki ilmoitukset käytöstä puhelimen asetuksissa.

Palvelun luotettavuuden seuranta, vikojen diagnosointi ja Palvelun parantaminen käyttöanalytiikan ja virhediagnostiikan avulla — oikeutettu etumme pitää Palvelu turvallisena ja toimivana.

Demon seurantaviestin lähettäminen ja myyntimme yhteydenotto, jos täytit demolomakkeen — suostumuksesi, jonka voit perua milloin tahansa.

Lukuun ottamatta demolomakkeella hyväksymääsi yhteydenottoa (ks. ”Demo, messut ja yhteydenotto myyntiin”) emme käytä tietoja markkinointiin, mainontaan, profilointiin emmekä automaattiseen päätöksentekoon.

Missä tietoja käsitellään

Palvelu toimii Amazon Web Services -ympäristössä EU:n alueella (Tukholman alue, eu-north-1): tietokanta, tiedostojen tallennus ja jonopalvelut. Lähtevä sähköposti lähetetään Microsoft 365 -palvelun kautta.

Automaattinen virhediagnostiikka käsitellään lisäksi puolestamme Sentry-palvelussa, joka on määritetty tallentamaan tiedot EU:ssa (EU:n tietoalue).

Tietokannan ja ladattujen tiedostojen salatut varmuuskopiot säilytetään UpCloud-palvelussa Helsingissä. Ne salataan ennen kuin ne lähtevät AWS:stä, joten UpCloud ei voi lukea niitä.

Push-ilmoitukset välitetään Expon (650 Industries, Inc., Yhdysvallat) ja puhelimen oman ilmoituspalvelun kautta: iPhonessa Apple Push Notification service, Androidissa Google Firebase Cloud Messaging. Ne saavat push-osoitteen ja ilmoituksen tekstin. Oletuksena teksti on vain ”Sinulle on uusi ilmoitus”; jos otat yksityiskohdat käyttöön sovelluksen ilmoitusasetuksissa, se voi sisältää tilausnumeron, yrityksen nimen tai tiedoston nimen — ei koskaan määriä eikä henkilöiden nimiä. Ne voivat käsitellä näitä EU-/ETA-alueen ulkopuolella EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden perusteella.

Push-ilmoituksia lukuun ottamatta henkilötietoja ei normaalitoiminnassa siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

Miten suojaamme tietosi

Kaikki liikenne sovellusten ja Palvelun välillä on salattu siirron aikana (TLS), ja tiedot on salattu myös tallennettuina tietokannassa ja tiedostojen tallennuksessa.

Pääsy henkilötietoihin on rajattu: jokainen käyttäjä kirjautuu henkilökohtaisella tilillä ja näkee vain roolinsa ja yrityksensä sallimat tiedot, ja oma henkilöstömme käsittelee tuotantotietoja vain Palvelun ylläpitämiseksi, tukemiseksi ja turvaamiseksi. Salasanat tallennetaan vain kryptografisina tiivisteinä.

Palveluntarjoajan pääsy tietoihin

Palvelun tarjoajana ja ylläpitäjänä Pyylahti Oy näkee jokaisen Palvelua käyttävän yrityksen koko varaston sekä kaikki skannaus- ja jäljitystapahtumat. Käytämme näitä tietoja ainoastaan Palvelun ylläpitoon, tukeen ja turvaamiseen. Emme koskaan käytä niitä markkinointiin emmekä myy tai luovuta niitä kolmansille osapuolille, paitsi Palvelun toteuttamiseksi tai lain vaatimuksesta.

Kuinka kauan säilytämme tietoja

Tilin yhteystiedot — sähköpostiosoitteesi, salasanasi ja mahdolliset yhteystiedot — säilytetään vain niin kauan kuin tili on tarpeen. Pyynnöstä poistamme ne: sähköpostiosoite ja salasana poistetaan pysyvästi ja kirjautuminen estetään.

Nimesi säilyy liitettynä tekemiisi pakkausten skannauksiin ja jäljitystapahtumiin. Täydellinen, henkilöön yhdistettävissä oleva tapahtumaketju on jäljitettävyyspalvelun lakisääteinen ja sopimusperusteinen vaatimus, joten yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan nojalla tämä tieto säilytetään myös sen jälkeen, kun muut tilitietosi on poistettu. Sitä käytetään ainoastaan sen osoittamiseen, kuka on tehnyt jäljitetyn toimen — esimerkiksi jos viranomainen kuten poliisi sitä pyytää — ei mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Salasanan asetuslinkit vanhenevat automaattisesti ja vanhentuneet linkit poistetaan. Tukiviestejä ja lähetettyjä ilmoituksia säilytetään rajoitetun ajan seurantaa ja vianselvitystä varten.

Istuntotietueet poistetaan pian sen jälkeen, kun istunto on päättynyt tai kirjattu ulos; kirjautumisten tietoturvalokia säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen väärinkäytösten selvittämiseksi ja tilien turvaamiseksi.

Varmuuskopioita säilytetään enintään 13 kuukautta. Palvelusta poistetut tiedot säilyvät vanhemmissa varmuuskopioissa, kunnes ne vanhenevat, ja jos varmuuskopio joskus palautetaan, sen jälkeen tehdyt poistot tehdään uudelleen.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin, oikaista virheelliset tiedot ja pyytää tietojen poistamista. Poiston yhteydessä poistamme sähköpostiosoitteesi, salasanasi ja yhteystietosi sekä estämme kirjautumisen; nimesi säilyy liitettynä aiempiin skannaus- ja jäljitystietoihisi, jotka meidän on säilytettävä tapahtumaketjuna tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan nojalla edellä kuvatulla tavalla.

Sinulla on myös oikeus vastustaa käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Käytä oikeuksiasi ottamalla yhteyttä: info@pyylahti.fi.

Evästeet

Palvelu käyttää vain kirjautumiseen välttämätöntä istuntoevästettä. Mainos- tai seurantaevästeitä ei ole, eikä evästeitä käytetä analytiikkaan. Työpöytä- ja mobiilisovellusten käyttöanalytiikka kerätään itse sovelluksessa, ei evästeiden avulla (katso ”Käyttöanalytiikka ja virheiden seuranta”).

Käyttöanalytiikka ja virheiden seuranta

Jotta ymmärtäisimme, miten Palvelua käytetään, ja löytäisimme ongelmat odottamatta, että ilmoitat niistä, työpöytä- ja mobiilisovellukset lähettävät meille ensimmäisen osapuolen käyttöanalytiikkaa — esimerkiksi mitä näyttöjä ja toimintoja avataan sekä sovelluksen version ja alustan — yhdessä automaattisten virheraporttien kanssa (mukaan lukien pinojäljet ja tekninen konteksti), kun jokin epäonnistuu.

Tieto on pseudonymisoitua: se liitetään käyttäjätilisi tunnisteeseen ja laitteeseen, sitä ei käytetä markkinointi- tai mainosprofiilin luomiseen eikä sitä koskaan myydä tai jaeta mainostajille. Oikeusperusteena on oikeutettu etumme pitää Palvelu luotettavana ja parantaa sitä.

Käyttöanalytiikka tallennetaan omiin järjestelmiimme EU:ssa. Virhediagnostiikan käsittelee lisäksi Sentry (EU:n tietoalue) käsittelijänämme. Voit vastustaa tätä käsittelyä milloin tahansa ottamalla yhteyttä: info@pyylahti.fi.

Demo, messut ja yhteydenotto myyntiin

Jos kokeilet Track & Tracen demoa puhelinsovelluksessa ilman tunnuksia, pyydämme sähköpostiosoitteesi ja, jos haluat antaa ne, yrityksesi nimen, puhelinnumerosi ja tiedon siitä, mistä kuulit Track & Tracesta. Lisäksi tallennamme kielesi, puhelimesi käyttöjärjestelmän, ajankohdan ja messut, jos täytit lomakkeen messujen aikana. Käytämme näitä tietoja suostumuksesi perusteella lähettääksemme sinulle yhden demoa koskevan seurantaviestin ja jotta Pyylahden myynti voi ottaa sinuun yhteyttä Track & Tracesta. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa vastaamalla tuohon viestiin tai kirjoittamalla osoitteeseen info@pyylahti.fi; poistamme silloin tietosi.

Itse demo toimii puhelimessasi keksityllä aineistolla. Mitään demossa tekemääsi ei lähetetä meille; laskemme vain nimettömästi, että demo käynnistettiin, että demolaatikko skannattiin ja avattiinko yhteydenotto myyntiin – ilman nimeäsi, sähköpostiosoitettasi tai tunnustasi.

Kun avaat messujen QR-linkkimme, tallennamme ajankohdan, puhelimen tyypin (iPhone, Android tai muu), selaimen kielen ja sen, oliko kyse messujen aukioloajasta, ja ohjaamme sinut sovelluskauppaan. Emme tallenna IP-osoitettasi emmekä käytä evästettä.

Jos otat yhteyttä myyntiin sovelluksen kautta, lähetämme nimesi, yrityksesi, yhteystietosi ja viestisi myynnillemme sähköpostitse ja säilytämme siitä kopion jatkoyhteydenottoa varten.

Säilytämme demolomakkeen tiedot ja myyntipyynnöt 12 kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan. Jos olet ottanut yhteyttä myyntiimme, tietosi tulevat osaksi tätä asiakaskeskustelua ja niitä säilytetään niin kauan kuin se jatkuu, kuitenkin enintään kolme vuotta viimeisimmästä yhteydenotostasi myyntiin.

Muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta Palvelun kehittyessä. Versiopäivämäärä näkyy sivun alalaidassa; olennaisista muutoksista kerrotaan Palvelussa tai sähköpostitse.